“戸田流”年末ファイル掃除術 写真のダブりも解消(日経トレンディネット)



 年末になると大掃除をする人は多い。実は、僕の事務所では大掃除は5月にすることにしている。年始からきれいな事務所で仕事をしたいのはやまやまだが、単純に「なにもこんなに寒い時期に掃除をすることはないのでは?」と思うからだ。気候のいい5月に鼻歌でも歌いながら思い切り大掃除をすることにして、年末はパソコンのファイルの整理をしている。ファイルの整理に気候は関係ないので、年末のこのタイミングで済ませておくといいのだ。

【図解】僕はこのようにファイルを整理している。内容は、順次説明していく

 さて、今回は僕自身が実施している「戸田流ファイルの大掃除術」を紹介してみたい。大まかに言うと、僕は下の図のようにファイルを管理している。まず写真類(静止画と動画)と文書ファイルを仕分けする。普段、デジカメで撮った写真もスマートフォンで撮った写真もひとまとめにするわけだが、出張先などで撮った仕事用の写真は、文書ファイルと一緒に扱う。

 文書ファイルは、「使うもの」と「使わないもの」に仕分けする。現在進行中の文書ファイルは当然「使うもの」だ。一方、春先や夏場に作成した資料で、仕事が決着しているものは基本的に「使わないもの」になる。そこで、保存用のセカンドドライブやネットワークHDD(NAS)に移動し、メインで使うハードディスク(HDD)からは削除する。単にストレージ容量に空きを作るだけでなく、ファイル数が減ると検索が速くなるというメリットもあるのだ。また僕の場合は、安全のためにHDDとNASをDropBoxと同期させている。そうしておけば、もしHDDやNASが壊れてもファイルが失われる心配がないし、外出先からも確認できる。僕は、この仕分け作業を年に1度行っている。

普段からよく使うファイルはOneDriveにアップする

 僕はファイルを管理するポリシーを頻繁に変える。最適だと思う方式を常に模索しているのだ。パソコンやスマートフォンなど、複数の端末を使っている僕にとって、もはやオンラインストレージは不可欠になっている。とはいえ、オンラインストレージはすべてのファイルを置けるほどの容量が提供されていないか、提供されていてもコストが掛かりすぎる。

 僕は、月額にして1300円程度のOffice 365 ProPlusに加入しているのだが、OneDriveの容量は1TBなので、すべてのファイルを保存するのは無理がある。ということで、「普段からよく使うファイル」だけをOneDriveにアップして、すべての端末で共有している。

 いろいろなオンラインストレージを試しているのだが、現状で最も使いやすいと思うのはOneDriveだ。新しい端末を入手したときも、マイクロソフトのアカウントを持っていれば、半自動的に同期できるので設定の手間がかからない。また、スマートフォン版のExcelでファイルを開きたいときでも、OneDriveにファイルが置いてあれば、そのまま利用できる。

 しかも、Androidスマートフォンでランチャーアプリの「Microsoft Launcher」を使っていると、スマートフォンで編集していたMicrosoft Officeのファイルを、パソコンでもそのまま編集できてしまう。オンラインストレージに関しては、今のところOneDriveで勝負あったの感が強い。

 年に1度のファイル整理では、あまり編集することのなくなったファイルなどをセカンドドライブやNASに移して、OneDriveとの同期環境から削除しているわけだ。

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